Bästa bokföringsprogrammet för restaurang 2026

Driver du restaurang, café eller foodtruck? Bokföringen ser helt annorlunda ut jämfört med andra branscher. Här går vi igenom vilka program som faktiskt fungerar för restaurangbranschen — med kassaintegration, personalhantering och rätt momssatser.

Våra toppval

Särskilda krav för restaurangbokföring

Restaurangbranschen har unika bokföringskrav som skiljer den från de flesta andra branscher. Här är det du måste ha koll på:

Certifierat kassaregister

Sedan 2010 måste alla restauranger i Sverige använda ett certifierat kassaregister med kontrollenhet. Skatteverket ställer höga krav: varje transaktion ska registreras, en kontrollremsa ska sparas digitalt, och dagsavslut ska göras regelbundet. Ditt bokföringsprogram måste kunna ta emot data från kassasystemet automatiskt — annars får du dubbelarbete.

Flera momssatser i samma kvitto

Det här är unikt för restaurangbranschen. Ett enda kvitto kan innehålla tre olika momssatser:

• 12 % moms — mat och alkoholfria drycker serverade i restaurang
• 25 % moms — alkoholhaltiga drycker (öl, vin, sprit)
• 12 % moms — take-away (livsmedel att ta med)

Kassasystemet ska spara rätt momssats per artikelgrupp, men bokföringsprogrammet måste kunna importera och redovisa dessa korrekt. Enklare program som inte hanterar blandad moms skapar problem vid momsdeklarationen.

Personaltunga verksamheter

De flesta restauranger har anställda — ofta med varierande arbetstider, timanställningar, OB-tillägg, dricks och tips. Bokföringsprogrammet behöver antingen inbyggd lönehantering eller en smidig integration med ett lönesystem. Fortnox Lön och Visma Lön är de vanligaste valen.

Svinn och lagerhantering

Livsmedel har kort hållbarhet. Du behöver kunna bokföra svinn (mat som kastas) som en kostnad, hantera lagervärdering av råvaror, och eventuellt spåra food cost per rätt. Avancerad lagerhantering kräver ofta ett separat system (som MarketMan eller Apicbase) som integrerar med bokföringen.

Kontanthantering

Trots att kortbetalningar dominerar har många restauranger fortfarande kontantförsäljning. Kontanthantering kräver extra noggrannhet i bokföringen — dagsavslut ska stämma mot kassaregistret, och eventuella differenser ska bokföras.

Fortnox — Bäst för de flesta restauranger

Fortnox är det populäraste bokföringsprogrammet i Sverige med över 500 000 kunder, och det finns goda skäl till att det även fungerar utmärkt för restauranger.

Kassaintegration

Fortnox integrerar med alla större kassasystem på den svenska marknaden:

• Zettle (f.d. iZettle) — automatisk synk av dagskassor
• Trivec — populärt bland restauranger, full integration med Fortnox
• Onslip — moln-kassasystem med direkt Fortnox-koppling
• Lightspeed — för större restauranger och kedjor
• Square — enklare kassalösning, fungerar bra för caféer

Integrationen innebär att dagskassor bokförs automatiskt. Du slipper mata in försäljningssiffror manuellt — allt flödar in från kassasystemet med rätt momssatser, betalmetoder och produktgrupper.

Lönehantering

Fortnox Lön hanterar timanställda, månadslöner, OB-tillägg, semesterersättning och arbetsgivaravgifter. Lönekörningen integrerar direkt med bokföringen så att skatteavdrag, arbetsgivaravgifter och nettolöner bokförs automatiskt.

Priset för Fortnox Lön börjar på 149 kr/mån + 39 kr per lönespecifikation, vilket är konkurrenskraftigt jämfört med fristående lönesystem.

Kvittohantering

Med Fortnox mobilapp fotograferar du kvitton direkt (inköp från grossist, Systembolaget, diverse småköp). Appen läser av beloppet med OCR och skapar ett bokföringsunderlag automatiskt. Perfekt för restaurangägare som är på språng mellan kök och kontor.

Pris

Fortnox kostar från 149 kr/mån för grundpaketet. Med lön och fakturering hamnar du på cirka 350-500 kr/mån beroende på antal anställda. De erbjuder 30 dagars gratis test.

Visma eEkonomi — Starkt alternativ

Visma är den näst största aktören inom svensk företagsprogramvara och erbjuder ett komplett ekosystem för restauranger.

Visma-ekosystemet

Styrkan med Visma är att allt hänger ihop: bokföring (eEkonomi), lön (Visma Lön), tidrapportering (Visma Tid) och schemaläggning. För en restaurang med 10-20 anställda kan det vara värt att ha allt i samma ekosystem.

Kassaintegration

Visma har egna kassalösningar via Visma Kassasystem och integrerar även med tredjepartskassor. Dock är integrationsutbudet något smalare än Fortnox — kontrollera att just ditt kassasystem stöds.

Rapportering

Visma erbjuder kraftfulla rapporter direkt i programmet: resultaträkning, balansräkning, momsrapport och lönejournal. Du kan filtrera per avdelning om du driver flera restauranger eller har separata barer.

Pris

Visma eEkonomi kostar från 179 kr/mån. Lönetillägg och andra moduler tillkommer. Totalkostnaden hamnar ofta något högre än Fortnox, men du får ett mer integrerat paket om du använder hela Visma-sviten.

PE Accounting — Låt byrån sköta det

PE Accounting är byggt för att redovisningsbyråer ska jobba i systemet åt dig. Om du som restaurangägare hellre lägger tid i köket än framför en bokföringsmodul är detta rätt val.

Så fungerar det

Du kopplar ditt bankkonto och kassasystem till PE. Din byrå sköter den löpande bokföringen, momsdeklarationer och bokslutet. Du godkänner fakturor och laddar upp kvitton via appen — resten sköts av proffs.

Fördelar för restauranger

• Minimalt eget arbete — du behöver inte lära dig bokföring
• Rätt från start — professionella redovisare gör färre fel
• Rådgivning — din byrå kan ge tips om skatteplanering och food cost

Nackdelar

• Dyrare — du betalar både för programmet och byråns arbetstid
• Mindre kontroll — du ser inte siffrorna i realtid lika enkelt
• Beroende av byrån — byts byrå kan det bli omständligt

Bokio — Enklaste valet för solorestaurangören

Bokio är det billigaste och enklaste bokföringsprogrammet på marknaden. Men passar det för restaurang?

När Bokio fungerar

Bokio kan fungera om du:

• Driver en liten verksamhet utan anställda (foodtruck, cateringföretag som enskild firma)
• Har få transaktioner per månad (under 100)
• Inte behöver kassaintegration (t.ex. säljer via faktura)

Begränsningar

• Ingen kassaintegration — du måste bokföra dagskassor manuellt
• Begränsad lönehantering — fungerar för enstaka anställda men skalas inte bra
• Ingen lagerhantering — kan inte spåra råvaror eller food cost

För en riktig restaurang med anställda och kassaregister rekommenderar vi inte Bokio. Välj Fortnox eller Visma istället.

Dooer — Helautomatiserad bokföring

Dooer använder AI för att automatisera bokföringen helt. Du kopplar bankkonto och kassasystem, och Dooer bokför alla transaktioner automatiskt.

Hur det fungerar

Dooer analyserar varje transaktion och bokför den utan att du behöver lyfta ett finger. AI:n lär sig dina mönster och blir bättre med tiden. Du behöver bara granska och godkänna — inte bokföra manuellt.

Restaurangperspektiv

Dooer fungerar bra för enklare restaurangverksamheter, men har begränsningar:

• Kassaintegrationerna är färre än hos Fortnox
• Lönehantering måste lösas separat
• Passar bäst som komplement till en redovisningsbyrå

Jämförelsetabell — Bokföring för restaurang

Kassasystem — Integration med bokföringen

Valet av kassasystem är avgörande för hur smidig din bokföring blir. Här är de populäraste kassasystemen för restauranger i Sverige och hur de integrerar med bokföringen:

Trivec

Trivec är det mest populära kassasystemet bland restauranger i Sverige. Det är byggt specifikt för restaurangbranschen med funktioner som bordskarta, köksskärm, splitbetalning och drickshantering. Trivec integrerar direkt med Fortnox — dagskassor, momssatser och betalmetoder synkas automatiskt.

Zettle (f.d. iZettle)

Zettle från PayPal är ett enkelt och prisvärt kassasystem som passar caféer, foodtrucks och mindre restauranger. Integration med Fortnox finns via Zettle Go, men funktionaliteten är mer begränsad än Trivec.

Onslip

Onslip är ett molnbaserat kassasystem som fungerar på iPad och Android-surfplatta. Det har bra integrationer med Fortnox och Visma, och erbjuder funktioner som bordskarta, kökshantering och splitbetalning.

Lightspeed Restaurant

Lightspeed är ett internationellt kassasystem med stark närvaro i restaurangbranschen. Det passar större restauranger och kedjor som behöver avancerad rapportering, lagerhantering och personalstyrning. Integration med Fortnox finns via tredjepartslösningar.

Momssatser i restaurangbranschen

Restaurangmoms är mer komplicerat än i de flesta branscher. Här är vad du behöver veta:

12 % — Restaurang- och cateringtjänster

Mat och alkoholfria drycker som serveras i restaurang har 12 % moms. Detta gäller oavsett om gästen äter på plats eller tar med sig maten (sedan 2012 är momsen samma för servering och take-away av mat).

25 % — Alkohol

Alla alkoholhaltiga drycker (öl, vin, sprit, cider) som serveras i restaurang har 25 % moms. Det spelar ingen roll att drycken serveras tillsammans med mat — alkoholen har alltid 25 %.

Vanliga misstag

• Blandar ihop momssatserna — t.ex. bokför all restaurangförsäljning med 12 %, även alkohol
• Fel vid take-away — mat att ta med har 12 % moms, inte 25 %
• Glömmer avdragsförbud — moms på representation (affärsluncher) är avdragsgill med max 300 kr per person
• Catering vs restaurang — catering räknas som restaurangtjänst (12 %) om du även serverar

Personalhantering och lön

Restaurangbranschen är personaltung. Lönehantering är ofta den mest tidskrävande delen av bokföringen. Här är vad du behöver tänka på:

Timanställda

De flesta restauranger har en mix av fast anställda och timanställda. Lönesystemet måste kunna hantera:

• Varierade arbetstider — olika antal timmar varje månad
• OB-tillägg — kvällar, helger och storhelger har olika OB-satser enligt HRF-avtalet
• Semesterersättning — 12 % för timanställda (eller 13 % vid semesterår < 60 dagar)
• Sjuklön — dag 2-14 betalar arbetsgivaren sjuklön

Dricks och tips

Dricks via kort registreras ofta i kassasystemet och måste löneredovisas. Dricks är skattepliktig inkomst och arbetsgivaravgifter ska betalas. Kontant dricks som personalen behåller direkt är svårare att spåra, men den anställde är skyldig att deklarera den.

Kollektivavtal (HRF)

De flesta restauranger följer Hotell- och Restaurangfackets (HRF) kollektivavtal. Det påverkar minimilöner, OB-tillägg, arbetstidsregler och semestervillkor. Ditt lönesystem bör ha stöd för HRF-avtalets lönearter.

Rekommenderade lösningar

• Fortnox Lön — integrerat med bokföringen, hanterar timanställda och OB
• Visma Lön — robust lösning med kollektivavtalsstöd
• Hogia Lön — specialist på lönehantering, integrerar med flera bokföringsprogram

Tips för restaurangägare

1. Välj kassasystem först. Det är det verktyg du använder mest. Se sedan till att det integrerar med bokföringsprogrammet — inte tvärtom.
2. Automatisera dagskassorna. Manuell inmatning av dagskassor är det vanligaste felet i restaurangbokföring. Med integration sker allt automatiskt.
3. Stäm av kassan dagligen. Kontrollera att kassarapporten stämmer med kontanter och kortbetalningar varje dag. Fångar du differenser tidigt slipper du problem vid bokslut.
4. Separera momssatserna. Se till att kassasystemet skiljer på 12 % (mat) och 25 % (alkohol) redan vid försäljningstillfället.
5. Skaffa en restaurangkunnig redovisare. Restaurangbokföring har särskilda regler och fallgropar. En generalist missar ofta branschspecifika avdrag och regler.
6. Håll koll på food cost. Sikta på 25-35 % food cost av omsättningen. Bokför inköp av råvaror separat så att du kan räkna food cost per period.
7. Digitalisera alla kvitton. Grossistfakturor, kontantinköp, Systembolagskvitton — allt ska skannas och sparas digitalt i 7 år.
8. Planera för personalskatt. Arbetsgivaravgifter och skatteavdrag är stora poster. Se till att du har likviditet för skattebetalningar varje månad.

Vanliga frågor

Om denna artikel: Uppdaterad mars 2026. Vissa länkar är affiliate-länkar — vi kan få ersättning om du tecknar via våra länkar. Det påverkar aldrig våra rekommendationer.